Alltagsprobleme in der digitalen Arbeitswelt: Zugriff auf verschlüsselte E-mails

Ich versende seit einigen Jahren nach Bedarf verschlüsselte E-mails (Privasphere). Von Klienten und Behörden erhalte ich auch zunehmend verschlüsselte E-mails, via IncaMail und HIN. Damit habe ich zwei Probleme: 1. Wenn ich diese verschlüsselten E-mails in der Kanzleisoftware ablege, können meine Mitarbeitenden diese nicht lesen, d.h. das Delegieren von Arbeiten wird aufwendiger; 2. nach einer gewissen Zeit kann man die verschlüsselten E-mails, auch die eigenen, nicht mehr öffnen, weil der Schlüssel/das Zertifikat (oder wie auch immer das technisch korrekt heisst) abgelaufen ist. Ich kann also entweder alles ausdrucken und zusätzlich auch noch in Papierform ablegen und/oder ich kann alles noch als pdf abspeichern und digital ablegen. Beides kann nach meinem Verständnis nicht die Idee der Digitalisierung sein, weil es Zusatzaufwand generiert und zusätzliche Ressourcen verschwendet. Jegliche Tipps, wie ich diese Probleme lösen oder umgehen kann, sind sehr willkommen!